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Wissenswertes zum Virtual Office

Wer sein eigenes Business hat, will nach außen professionelle und gut aufgestellt wirken. Dazu gehören auch Büroräumlichkeiten, die repräsentativ wirken. Doch gerade zu Anfang ist es schwer, ein Büro zu finanzieren. Einrichtung und laufende Kosten summieren sich schnell, wodurch die eigenen Räumlichkeiten nur schwer zu erreichen sind. Dabei sind sie besonders vorteilhaft, wenn es um das Gesamtbild geht. Die Alternative ist ein Virtual Office, das alle Zwecke eines Büros erfüllt und selbst für eine virtuelle Führung konzipiert ist.

Was ist ein Virtual Office?

Wie der Name es schon verrät, handelt es sich dabei um ein virtuelles Büro. Sprich man bezieht Büroräume, ohne sie wirklich zu beziehen. Somit bekommt das Unternehmen jedoch einen kompletten Firmensitz, der wirklich existiert. Ein Virtual Office sind also Räumlichkeiten, die in der wahren Welt existieren, jedoch nicht physisch besucht werden.

Das Virtual Office als Postadresse

Es macht einen wesentlich professionelleren Eindruck, wenn das Unternehmen ein eigenen Sitz hat und nicht gleich der Privatadresse ist. Immerhin heißt es, man soll berufliches und privates trennen. Mit einem Virtual Office ist genau das der Fall. So kann die Firmenadresse auf der Homepage hinterlegt werden und sämtliche Post geht an diesen Standort.

Der Clou daran ist, dass es sich tatsächlich um Büroräumlichkeiten handelt, in denen auch Mitarbeiter sitzen. Diese informieren den Adressaten umgehend über den Eingang der Geschäftspost. So entsteht tatsächlich der Eindruck, bei dem Virtual Office handele es sich um einen richtigen Unternehmenssitz.

Die Telefonzentrale im Virtual Office

Nicht nur, dass die Firmenpost an eine externe Adresse geleitet werden kann. Mit einem digitalen Büro bekommt man auch direkt eine Telefonzentrale. Sprich, es kann nicht nur eine eigene Adresse hinterlegt werden, sondern auch obendrein eine Telefonnummer. Bei einem Anruf gehen die Mitarbeiter des Virtual Office Anbieters ans Telefon und sind quasi der Empfang.

Anliegen werden so aufgenommen und meist per Mail an den Empfänger weitergeleitet. So entsteht der Eindruck, dass ein eigener Mitarbeiter sich um Neuanfragen kümmert, was noch professioneller wirkt.

Tagungen im Virtual Office – das Präsenzbüro

Wie schon beschrieben, handelt es sich tatsächlich um physische Büroräumlichkeiten. Sie existieren nicht nur durch eine virtuelle Führung, sondern können auch wirklich besucht werden. Das ist besonders vorteilhaft, wenn es um Meetings, Seminare und andere Gespräche geht, die in einer professionellen Umgebung stattfinden sollen.

So können neue Kunden oder Geschäftspartner eingeladen werden und bekommen den Eindruck ein stilvollen Unternehmen.

 

Zusammengefasst – das Virtual Office

Ein digitales Büro bietet alles, was ein richtiges Büro auch kann. Die Kosten liegen jedoch weit unter der Miete eines physischen Büros, was besonders zu Beginn eines Unternehmens hilfreich sein kann. Mit einem kompletten Service entsteht so der Eindruck eines externen Unternehmenssitzes, wodurch direkt zu Anfang ein professionelles Bild vermittelt wird. Nicht nur, dass es eine eigene Postadresse gibt, es gibt auch eine gesonderte Geschäftsnummer. Die digitale Assistenz nimmt das Anliegen auf und leitet anschließend umgehend an den Empfänger weiter. Ein reibungsloser Prozess, der das Bild von Struktur wiederspiegelt.

Highlight eines Virtual Office ist, dass die Räumlichkeiten tatsächlich existieren und für Tagungen genutzt werden können. So hat jeder die Möglichkeit, mit einem digitalen Büro einen professionellen Auftritt zu erlangen, der für die Geschäftsbeziehungen grundlegend sein kann.

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